Бывает прослушаешь песню, прочитаешь рассказ или заметку в блоге или комментарий, и вот так становишься благодарен автору, что хочется не только спасибо сказать, но и выразить его в денежном эквиваленте. Думаю что подарить 100 рублей автору тоже деньги.

Авторы оставляйте возможность благодарности.

Читатели и слушатели – используйте эту возможность.

Для исправления ситуации я начал записывать всё что я делаю. Делать это нужно с очень большой скурпулёзностью. Что нужно было сделать, кто попросил, затраченное время. Само по-себе ведение такого журнала ест время. И ещё это весьма тяжело, сделал дело, запиши. Отложил считай пропало.
Вёл я такой журнал в течении двух недель. У меня было два подхода. Ведение журнала – анализ – попытка изменить ситуацию – ведение журнала – анализ – попытка изменить ситуацию.

В итоге часть работы как выяснилось можно не делать вообще. Часть можно откладывать. Часть можно группировать по схожести. Часть можно переложить на других сотрудников.

Я по-прежнему не идеал эффективности и скорее всего никогда им не стану. Но я стараюсь.

Нужно стараться разбивать задачи на подзадачи. Это облегчает определение сроков и упрощает определение даты завершения задачи в целом. Кроме того мелкие задачи можно менять местами и корректировать сроки по-ходу выполнения.

Если вы или другой человек затрудняетесь в определении срока, можно попробовать начать с определения порядка времени – 10 минут, час, два, день, неделя, месяц… Обычно это помогает.

Я выписываю идеи(бумага, текстовый файл) таким образом, что-бы потом мочь понять их суть. Что-бы это действительно работало, нужно быть честным с собой, и возвращаться к этим записям.

Очень смешно было перечитать свою заметку про довольство системой после 4 дней использования. Тем не менее прошло полтора месяца, а я всё ещё с RTM. У меня 62 списка, 42 тэга, 283 задачи. Списки всё ещё формируются и мутируют.

Тэги бывают следующие. Действия – прочитать, посмотреть, подумать, слежу. Спасибо за выделение понятия контекста prometa. Контекст у меня в основном это люди. Во время телефонного разговора по задаче текущего дня, бывает очень удобно перейти к списку задач в целом связанных с человеком не зависимо от проекта и даты исполнения. Другой тип тэгов – ремарка для автосписка. Пока такой тэг у меня один – «планирую».

Только сейчас я начинаю постигать всю силу следующего действия(Next action). Использую я эту силу следующим образом. Создаётся задача, например «Экспорт СТОПов.» В заметке я пишу список следующих действий. Первая строка заметки выделяется в RTM, что очень удобно. Каждый раз когда я перехожу к следующему действию, я делаю дубликат задачи, она создаётся в том-же разделе с теми-же тэгами и прочими параметрами. Исходную задачу закрываю. У дубликата переписываю действие на следующее из списка. В заметке ставлю «+» у действия которое сделано. Таким образом в разное время у будут следующие задачи:

• Экспорт СТОПов. Консультация с Потапычем
• Экспорт СТОПов. Найти разработчика
• Экспорт СТОПов. Настроить тестовую среду
• Экспорт СТОПов. Зарядить разработку
• Экспорт СТОПов. Принять разработку

Автосписки у меня следующие, поясню только те назначение которых не очевидно

• #Завершённые – задачи завершённые за последние 10 дней
• #Недавние – задачи добавленные за последние 2 дня
• #Планирую – задачи с тэгом «планиую»
• #Планирую.Контакты – задачи с тэгом «планиую» из проекта «!Контакты»
• #Планирую.Почитать – задачи с тэгом «планиую» и «почитать»
• @Просроченные – задача дата исполнения которых меньше сегодня

Была проблема как обрабатывать долгие задачи из email. Я сделал специальные проект, куда помещаю эти задания. А в почте складываю эти письма в папку «(!) Выполнить». Папка «Входящие» у меня почти всегда пустая.

Концепция кристально чистого сознания. Это когда в голове нет вороха мыслей типа «не забыть!», «напомнить», «позвонить», обдумывания десятка проектов сразу. А есть сосредоточенность на текущей задаче и уверенность что эта задача, именно то что нужно делать в текущий момент. Для того что-бы это работало, нужно проводить регулярные обзоры RTM. Я делаю обзор еженедельно системы целиком, по-воскресеньям или утром в понедельник. Каждый день  по-утрам делаю обзор задач на неделю. В течении дня я меню приоритет у задач, так, что у меня есть 1-2 задачи которые нужно сделать кровь из носа – приоритет номер один. Задачи про которые надо не забыть, приоритет два и три. И рутина, без приоритета.

Отсек сегодняшнего дня. Это фраза Дэйла Карнеги из книги «Как перестать беспокоиться и начать жить», которую я так и не прочёл. Фраза соответвует концептции кристально чистого сознания Аллена. Входящие задачи, если они занимают меньше 5-10 минут и ментально не сложны, я делаю сразу. Остальные удобным образом добавляются в inbox RTM через связку программ Gnome-Go + Tasque. Если к задаче есть заметка, URL или нужно проставить точную дату исполнения, то лучше воспользоваться непосредственно интерфейсом RTM.

Я ещё не понял какие задачи вообще не стоит добавлять в RTM.

Система позволяет мне делать вещи которые были реально проблемой в плане поиска для них времени. Либо задачи про которые нужно вспомнить в течении дня. Водоворот событий трудового дня вытеснял из сознания самые благородные побуждения. Задачи про которые требовалось вспомнить в конкретный день и время, были для меня невозможны. Я пробовал инструменты Google Calendar и Thunderbird Lightning. RTM решает. Система требует 100% актульности и на её поддержку уходит время. Аллен обещает что по-мере использования время на обзоры будет уходить всё меньше. На самом деле для меня делать обзоры очень приятное занятие. :)

тэги

проекты

следующее действие

Ссылки

• Remember The Milk, часть первая

Ух…

Много проектов. Много задач. Все нужно делать. Постоянно запускается что-то новое, а старое не завершается. Начинать новое не хочется, ибо априори убеждён что до-конца не доведу. А тут ещё кризис, начальство давит.. К слову сказать кризис не особо повлиял на приоритеты. Добило меня то, что нужно было срочно запустить и поучаствовать в десятке новых проектов.

Очень изменился характер работы за последний год. Исполнительской работы осталось минимум. Моя работа – это инициация, контроль исполнения, аудит, решение организационных и технических проблем.

Почти весь 2008 год ушёл на то что-бы научиться не делать самому, а передавать задачи. Не эффективный я контролёр оказался. Сказалось отсутствие опыта. Не своими руками *делать* гораздо сложнее.

Примеры проектов

• Администрирование, развёртывание системы резервного копирования. Запуск и контроль.
• Администрирование, развёртывание системы мониторинга. Запуск и контроль.
• Разработка, работа над качеством. Запуск и делегирование.
• Обучение в группе разработки. Запуск и делегирование.
• Аудит группы разработки. Постоянный процесс, своими руками.
• Проблемы с хостингом. Запуск и контроль.
• Организация взаимодействие отделов разработки и продаж. Я даже не знаю как обозначить свою роль. Наверное курирование(курация?).. В общем от слова «курировать». :)
• Доработка системы управления задачами. Запуск и контроль.
• …

В общем провёл я один день в разрузке мозга. Один в поисках решения. Три дня читал книгу Дэвида Аллена «Как разобраться с делами» (Getting Things Done). За три дня прочесть – это мощно для меня. Было тяжело, хотелось поскорее дочитать.

Книга написана правильными словами, чувствуется понимание ситуации автором. Возможно это для того что-бы лучше продаваться, ведь автор консультант. Помогает РуководителямКрупныхКомпаний организовать свои дела. Но книга хорошая и автору уже спасибо. Отдельное спасибо ребятам с проекта «Управление фирмой«, перевод  замечательный.

Потихонечку буду расписывать свои движения в GTD. В общем дочитал, лёг спать, проснулся – энтузиазм!.. А это уже кое-что.

У меня уже был опыт столкновения с проектом Remember The Milk, но тогда я не понял как это можно использовать. Даже несмотря на прочтение книги Аллена, не сразу стало понятно как организовать задачи. В общем я в RTM. Задачи, которые были в голове и всплывали в течении дня там. Продолжение следует.

Ссылки

• Getting Things Done на Википедии. Там есть чудесная схема обработки входящей задачи.
  

Каждый день мне, как и любому другому человеку приходится принимать решения. Это и споры с самим с собой, и общение с родными и близкими, взаимодействие с сотрудниками.

Мантры, которые помогают мне.

Нужно уметь говорить, – «Нет.».

Не ошибается тот, кто ничего не делает.

Любой, даже самый длинный путь, начинается с первого шага.

Процентное соотношение конвертации слов в дело. Бесспорно что новые идеи требуют обсуждения. Но есть много людей которые предпочитают обсуждение, воплощение. Вот и появляется такое мерило как много из того о чём говорит человек воплощается в дело.

Один лучше, чем ноль. Когда сделано мало и нужно себя приободрить.

Лучший способ научить, показать. Когда не хочется делать скринкасты и скриншоты для обучения сотрудников. :)

Времени достаточно, всё вопрос приоритетов. Когда люди говорят мне что у них нет времени, это хороший способ увидеть, что они не понимают реальных задач и целей. Кроме того это хороший способ подёргать себя на тему, что я делаю не так? Почему у меня нет времени на себя?

Движение – жизнь. То что не развивается – умирает. Моя последняя заморока с темой что почти всё в жизни эволюционирует. Я эту мантру применяю в отношении физического здоровья, духовной жизни, а так-же профессиональной деятельности, карьеры и бизнеса. Карьера – мой рост как профессионала в чём-либо. Бизнес – в отношении развития организации в которой я работаю.

Ориентация на результат. Одна из самых главных мантр. Помогает последовательно двигаться: идея, размышление, обсуждение, составление планов, процесс создания, достижение конечной цели. Так-же это способ целеполагания, все усилия должны приводить к конечному осязаемому результату.

Не вижу препятствий. Я всегда смотрю на задачу с позиции её решения, а не с позиции проблем которые могут возникнуть. Как правило обосновать сложность задачи или то что она не выполнима вообще проще, чем удержаться в сотоянии «мне это по плечу».

Слушай собеседника. Как мне кажется, умение слушать является проблемой для человека, людям бы болтать, показывать что они уже всё поняли… Заставляю себя слушать други, помогает.

Должен быть фан. После прочтения книжки Линуса Тосвальдса «Just for fun», это мой критерий оценки повседневности – «А интересно ли мне то что я делал сегодня?» С другой стороны – есть работа которую нужно делать. Но итог этой работы должен приводить к тому, что она приводит к состоянию FUN. Я считаю так.

Работка конечно грязная, но кто-то же должен её делать. Это противоположность предыдущей мантре. Для успокоения себя. Но постоянно в этом состоянии жить нельзя, ну если конечно есть возможность/желание/умение жить иначе. :)

«На сделать.» Порывы креатива бывают у всех. У всех людей есть мысли и идеи. Но без реализации эти всполохи нейронной сети головного мозга – всего лишь шум. Надо делать. Впрочем, может быть я слишком мало знаю о мечтателях.

Страх – убивает. Эту мантру я ещё не осмыслил.

Нужно подойти к окну и сделать следующие упражнение. Каждое упражнение раз по 12. Голова на месте, двигаем только глазами.

• смотрим в самое лево, смотрим в самое право
• смотрим в самый верх, смотрим в самый низ
• смотрим на нос(глаза в кучу :), в исходное
• фокусируем взгляд на ближнюю точку(я смотрю на ручку окна), фокусируемся вдаль – я смотрю в окно дальнего дома
• зажмурить глаза, разжмурить глаза :)

Если поделать неделю пару-тройку раз в день поможет. Эффект закрепляется.

з.ы. Если вы носите очки и не помогает зарядка, вернее помогает не надолго и глаза устают, пора проверить зрение. :)

По утрам сонно и лениво делать зарядку. Но умом я понимал что это нужно. Я говорю себе – Один лучше, чем ноль. Если я сделаю даже 10 махов руками и 6 наклонов, это будет лучше, чем если я не сделаю ничего. Это работает, зарядка часть моей жизни уже два года. Что даёт бодрость духа и тела. А так-же возможность мозгам отключаться и отдыхать.

Человеческий организм устроен таким образом, что потребность в физических упражнениях существует всегда. Если организму дать пошевелится, он попросит продолжения сам. У меня есть пара вводных упражнений которые делать легко. Убедить себя их сделать по методике ноль-один пара пустяков. Ну а далее что называется понеслась. Сорокоминутная зарядка на радость телу.

Когда передо мной стоит сложная и долгая задача, я стараюсь смотреть на неё с позиции решения. а не с позиции возможных проблем и провала. Это то что называется позитивное мышление. Я мотивирую себя такой пословицей. Самый долгий путь начинается с первого шага. Нужно разбить задачи на мелкие поздазачи. Свести их в список и расставить в порядке приоритетов. Дальше если возникают сомнения в духе – С чего начать?, со списком всегда есть ответ – Начни с начала. Это просто потрясающе, ты уже не мечешься в мыслях чем заняться прямо в данный момент, а начинаешь делать.

Один автор на Хабре рассказал про свою методику абсолютного ничегонеделания. Речь шла о том что-бы при необходимости работать, но большом внутреннем сопротивлении как заставить себя делать. Автор говорил про то что люди подразумевают под ничегонеделанием – чтение новостей, болтовнлю по ICQ, просмотр картинок. А вот если дать себе установку либо ЭТО дело, либо ничего, то мозг будет вынужден начать решать поставленню задачу. Иногда это действительно работает.

Ещё один пример про то как «расписаться». В смысле начать писать. Речь может идти о посте в блог, договоре, техническом задании, отчёте начальству, о любом тексте который непонятно как писать или просто не хочется. Технология такая – нужно начать писать то о чём нужно написать. Когда я пишу такой текст, возникает что-то вроде внутреннего диалога. Я набрасываю заголовки пунктов документа и миниабзацы о чём они должны быть. Ну а дальше нужно заполнить этот скелет содержанием которое отвечает на поставленные задачи документа и отвечает на заданные вопросы.